Paja

Paja-verkkoympäristön rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Pääkaupunkiseudun Kaupunkiliikenne Oy, y-tunnus 3251002-1

2. Rekisterin vastuuhenkilö

Tehtävänimike

Henkilöstöjohtaja, HR-palvelut, HR ja viestintä

3. Rekisterin yhteyshenkilö

Tehtävänimike

HRD-päällikkö, HR-palvelut, HR ja viestintä

Yhteystiedot

PL 100, 01022 Kaupunkiliikenne, koulutus(at)kaupunkiliikenne.fi

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

Käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Kaupunkiliikenne Oy:n verkko-oppimisalustan käytön mahdollistaminen sekä koulutuksiin ja perehdytyksiin osallistuneiden henkilöiden tietojen hallinta. Verkko-oppimisalustaa käytetään koulutusten ja perehdytysten seurantaan ja toteuttamiseen. Alustaa voidaan käyttää myös koulutusten ja perehdytysten suoritusten todentamiseen.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Kaupunkiliikenne Oy:n kulunvalvonnasta vastaaville sekä urakoista vastaaville henkilöille seuraavin perustein:

• Kulunvalvonta tarkistaa, onko henkilö suorittanut vaaditut koulutukset ja perehdytykset ennen kulkuoikeuksien myöntämistä työskentelyalueille.
• Urakoista vastaavat henkilöt varmistavat, että urakoitsijan tai työntekijän perehdytys on suoritettu ennen työtehtävien aloittamista.

Kaupunkiliikenteen työntekijöiden suoritustiedot siirtyvät HR-järjestelmään.

Käsittelyn oikeusperuste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1a: Rekisteröity on antanut
suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta
varten.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1b: Käsittely on tarpeen sellaisen
sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen
tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Keskeinen lainsäädäntö

• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterin sisältämät henkilötiedot ovat koulutuksiin tai perehdytyksiin osallistuvien henkilöiden henkilötietoja: henkilön nimi, työnantaja, sähköpostiosoite ja IP-osoite. Lisäksi käyttäjä voi tallentaa järjestelmään täydentäviä henkilötietoja, kuten kotiosoitteen, puhelinnumeron ja kiinnostuksen kohteet.

Järjestelmään tallentuu suoritettujen koulutusten tai perehdytysten suoritustiedot. Järjestelmään tallentuu lokitiedot kurssialueella tapahtuvasta toiminnasta. Käyttäjän nimi näkyy muille käyttäjille, mikäli kurssilla on käytössä yhteistyöalue. Käyttäjä voi itse määritellä sähköpostin näkyvyyden muille käyttäjille.

Rekisteröityinä ovat Kaupunkiliikenne Oy:n työntekijät sekä ulkopuoliset henkilöt, jotka suorittavat koulutuksia tai perehdytyksiä Paja oppimisympäristössä.

6. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset

Kaupunkiliikenteen ulkopuoliset luovutukset:

Henkilötietoja voidaan luovuttaa mahdollisille Kaupunkiliikenteen ulkopuolisille koulutuksenjärjestäjille kuten kurssien opettajille, kouluttajille tai hallinnoijille. Luovutuksen tarkoituksena on mahdollistaa koulutusten ja perehdytysten toteutus, osallistujatietojen hallinta sekä suoritusten seuranta ja arviointi.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa urakoitsijoiden nimetyille yhteyshenkilöille, jotta nämä voivat seurata omien työntekijöidensä koulutus- ja perehdytystilannetta sekä varmistaa vaadittujen suoritusten olemassaolon ennen työtehtävien aloittamista.

Mikäli urakka koskee HKL:n omaisuutta, henkilötietoja voidaan luovuttaa HKL:lle urakan toteuttamiseen liittyvien velvoitteiden täyttämiseksi.

7. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Tietojen säilytysajat

Henkilötiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita käyttötarkoituksen täyttämistä varten mutta enintään viisi vuotta edellisestä kirjautumisesta. Kaupunkiliikenne Oy:n työntekijöiden osalta tiedot säilytetään työsuhteen keston ajan, jonka jälkeen tunnukset jäädytetään ja lopulta poistetaan kokonaan puolen vuoden kuluttua.

9. Henkilötietojen tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään hänen rekisteröityessään järjestelmän käyttäjäksi, rekisteröidyn käyttäessä palveluja, tai muun asiallisen yhteyden syntyessä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välille. Henkilötietoja voidaan saada myös kolmansilta osapuolilta kuten organisaation yhteyshenkilöltä tai kouluttajilta rekisteriselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

Kaupunkiliikenne Oy:n työntekijöiden tiedot saadaan HR-järjestelmästä.

Tämä tietosuojaseloste on päivitetty 2.2.2026